40 Stunden, Ewigkeit

Wenn der Chef mit Arbeit droht, sollte ein Mitarbeiter mehrere Phasen durchlaufen, bis er die Arbeit tatsächlich übernimmt. Die erste Phase ist das Abblocken. Ziel der Phase ist es, die Aufgabe nicht zu erhalten. Sag nein! : Die Erstreaktion auf eine neue Aufgabe sollte immer Nein! sein. Kein Vielleicht, kein Morgen, sondern Nein! " Nein, das kann ich nicht. ... Das passt gerade überhaupt nicht ... Ich habe zu viel zu tun ... Schaffe ich nicht ... Nein! " Man will es dem Chef nicht zu einfach machen. Der direkt kommunzierte Widerstand kann des Chefs Gedanken schnell auf andere Mitarbeiter lenken. Auch Chefs scheuen Konflikte. Wenn das nicht reicht, um sich die Aufgabe vom Hals zu schaffen ... Lamentieren : Egal, wie wichtig die neue Aufgabe ist, jetzt gilt es die Dringlichkeit der eigenen Aufgaben herauszustellen. " Momentan sitze ich am Antrag für Herrn X und der muss diese Woche noch raus. Ich bin da noch nicht so weit, wie ich gerne wäre, und es sind noch einige Prob...

Vor langer Zeit hatte ich eine "Serie" zum Umgang mit zu viel Arbeit begonnen. Mit der war nach zwei Posts Schluss, weil ich mich dann anderen Themen gewidmet habe. Aus aktuellem Anlass werde ich heute damit fortfahren. Wir saßen neulich im Restaurant und eine Freundin meiner Freundin beschrieb den Ärger, den sie auf der Arbeit hat. Sie hat seit längerer Zeit ein wichtiges Projekt, das sie voll fordert. Trotzdem hat ihr Chef ihr kurzfristig eine unwichtige und unnötige Zusatzaufgabe aufgedrückt. Erst für Anfang September, dann nach kurzer Diskussion für Mitte September. Es war nicht das erste Mal, dass ihr Chef sie auf diese Weise auf Trapp hält und sie von den wichtigen Aufgaben abhält. Wer sich die Situation von außen anschaut, kann verschiedene Erklärungen für das Verhalten des Chefs identifizieren: Er schätzt seine Mitarbeiterin und möchte ihr durch das Zuteilen von Sonderaufgaben sein Vertrauen beweisen und ihr Möglichkeit geben, sich noch mehr im Betrieb zu beweisen. Er...

Die erste Reaktion auf ein Mehr an Arbeit ist mehr zu arbeiten. Wenn 40h nicht reichen, dann muss man "eben eine Schippe zulegen". 40 Stunden sind ohnehin was für Pünktlichstempler und Karriereknicker ... Die Logik hinter Überstunden und Mehrarbeit ist einfach. Arbeite ich pro Tag eine Stunde mehr (12,5%), dann schaffe ich auch 12,5% mehr weg. Ich kann also ein Achtel mehr Arbeit bewältigen. Übertragen auf das EVA-Modell sind Überstunden eine Maßnahme, die sich allein auf die Verarbeitung beziehen. Es kommt mehr rein, es muss mehr raus, also arbeite ich länger. Zusätzlich verschaffe ich mir durch Überstunden zeitliche Flexibilität. Sie helfen mir, auf Termindruck zu reagieren. Angenommen es ist Wochenbeginn und ich erfahre, dass ich am Freitag eine Präsentation beim Kunden geben soll. Für die Erstellung der Präsentation benötige ich vierzig Stunden (eine Mannwoche). Mache ich Dienst nach Vorschrift, bin ich erst Freitag Abend fertig, also zu spät. Deshalb arbeite ich von Mont...

Eine Suche, die einen Leser auf diese Seite geführt hat, war "Zu viel Arbeit für 40 Stunden". Da dieser Blog sich dem Umgang mit Arbeitszeit widmet, möchte ich in den nächsten Wochen einmal zusammenfassend darstellen, was man alles tun kann. Den Ausführungen möchte ich ein Modell zugrundelegen. Man kann sich den gemeinen Mitarbeiter als EVA-System vorstellen (EVA = E ingabe, V erarbeitung, A usgabe). Ein Mitarbeiter erhält Aufgaben (Eingabe). Diese muss er bearbeiten (Verarbeitung). Zuletzt gibt er seine Ergebnisse an andere weitere (Ausgabe). Jeder Bestandteil des Modells bietet Möglichkeiten, die Arbeitslast zu optimieren. Man kann der Arbeit aus dem Weg gehen (Eingabe minimieren). Man kann miese Arbeit machen, weil miese Arbeit macht man einfach schneller (Verarbeitung beschleunigen). Die gesparte Zeit kann man dann dafür einsetzen, die Rezeption seiner Arbeit zu steuern (Ausgabe managen). Zu all dem in den nächsten Postings mehr...

In einem Kommentar wurde ich gefragt, wie man im Schlafen Geld verdienen kann. Abgesehen vom dicken Festgeldkonto, das unablässlich seine Zinsen sprudeln lässt, oder der Teilnahme an pharmakologischen Studien bietet sich dem Berater eine sehr viel einfachere Möglichkeit: die Reisezeit. Meine Reisezeit wird bezahlt. Und ob ich während der Zeit wach bin oder schlafe, macht keinen Unterschied. So kommt es, dass ich am Montag 3h "arbeite", während ich in der Bahn kauere und schlafe. Spazierengehen ist aber die sehr viel nettere Alternative.

Mein Projektleiter vom Kunden erzählte neulich eine Anekdote über seinen scheidenden CIO (= Chief Information Officer ). Der Mensch sei top gewesen. An was der sich alles hatte erinnern können. In einem Gespräch hätte sich sein CIO an Aussagen von ihm von vor zwei Jahren erinnert. Zwischen dem CIO und meinem Projektleiter liegen drei Hierarchieebenen. Folglich hat der  CIO  im Verlauf von zwei Jahren viele Gespräche mit Projektleitern geführt. Wie konnte er sich nur an dieses eine Gespräch erinnern? Mein Vater hat mir einmal eine ähnliche Situation geschildert. Ein neuer Chef kommt in eine Firma. Er macht einen Rundgang und lässt sich von jedem Mitarbeiter dessen aktuellen Aufgaben erklären. Bei einen simplen Durchsicht der Vorgänge findet er einen Riesenbock, den einer der Mitarbeiter geschossen hat. Der Fehler war nicht einfach zu finden. Die Mitarbeiter sind überrascht und von der Kompetenz ihres neuen Chefs überzeugt. Der hat ja was drauf... Beide Situationen kann man als Zaub...

Mein Kollege hatte neulich folgende Situation: Der Kunde hat beschlossen einen Jour Fixe (wöchentliche Besprechung; schreckliches Wort) am Freitag um 16.00h zu etablieren. Wie ich schon dargelegt hatte, ist Freitag der heilige Tag der Berater: Ihr könnt uns die Woche lang knechten , uns montags zu nachtschlafender Zeit auf den Weg schicken und dann wie irre Überstunden bolzen lassen. Nur den Freitag, den müsst Ihr uns lassen. Jedenfalls hat mein Kollege kurz überlegt, seinem Projektleiter vom Kunden zu erklären, aus welchen Gründen der Termin schlecht für ihn ist. Schließlich sei er ja die ganze Woche nicht zu Hause. Sein Wunsch, zumindest freitags um sechs oder sieben Uhr zu Hause sein, müsste der Kunde doch verstehen. Das Wochenende sei auch so kurz genug... Ich riet ihm davon ab, seine Situation zu erklären. Ich hatte genau die gleiche Situation auch schon. Stattdessen riet ich ihm kategorisch abzusagen: "An dem Termin kann ich nicht." Eventuell noch ein Verweis auf i...

Ich habe mehrfach in meinen Leben versucht, eine To-do-Liste oder einen Kalendar zu führen. Ich bin immer wieder kläglich gescheitert, da für mich der Pflegeaufwand nie im Verhältnis stand zu den paar Terminen und Aufgaben, die ich normalerweise habe. Mein letzter Versuch war Getting-Things-Done , eine Methode, die mir von mehreren Seiten (S,H) empfohlen wurde. Ich habe mich nur oberflächlich mit der Methode beschäftigt und mir die Kernpunkte einfach erklären lassen: Alles, was in weniger als 5 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt. Man führt nicht eine Aufgabenliste, sondern je eine Aufgabenlisten pro Kontext . Ein Kontext ist zum Beispiel das Büro, Aldi oder vorm Fernseher. Sobald man in diesem Kontext ist, beginnt man die Aufgaben abzuarbeiten. Falls eine Aufgabe auf etwas wartet, dokumentiert man dies in der Aufgabenliste. In regelmäßigen Intervallen überprüft man seine Listen. Alle Punkte werden gestrichen, wenn man sie ohne Grund in den letzten Wochen Für die Method...

Eine Theorie, die ich in vielen Jahren Arbeit gelernt und getestet habe, ist folgende: Wenn man von einem Kollegen nicht sagen kann, womit er sich gerade beschäftigt, ist er unterbeschäftigt. Der Weg zu dieser Theorie begann in meiner Ausbildung. In meiner Ausbildung durchlief ich einige Abteilungen, in denen ich zu wenig Arbeit für acht Stunden hatte. Andere Abteilungen waren so nett, mir Pseudoaufgaben zu übertragen. Ich schrieb Anfrangen oder machte Angebote, die ohnehin nichts werden würden. Das Glanzbeispiel war, als eine Kollegin mich bat, den Preis für Gold zu ermitteln. Am Anfang meiner Ausbildung wollte ich mich beweisen und war dementsprechend unruhig. Wie in jedem Praktikumsratgeber empfohlen, bot ich mich an, stellte Fragen ... und ging damit allen auf den Sack. Mein Fehler war zu glauben, daß ich keine Arbeit hatte, weil meine Ausbilder mich nicht berücksichtigten. Tatsächlich war es so, daß auch meine Ausbilder für sich nicht genug Arbeit hatten; eine Situation, die durch...

Meine Kollegin M hat sich im Rahmen einer internen Schulung über Zeitmanagement aufklären lassen. Die ihr vermittelten Schlüssellektionen waren: Komme in den Flow . Der Flow ist ein Geisteszustand, in dem wir uns voll auf eine Aufgabe konzentrieren. Die Arbeit macht Spaß, Zeit vergeht wie im Flug und wir sind extrem produktiv. Da man im Flow so produktiv ist, sollte man versuchen in ebendiesen Zustand zu kommen, wenn man eine Aufgabe bearbeitet. Kein Zappen. Zappen beim Fernsehen macht Spaß. Zappen beim Arbeiten ist schlecht. Es dauert immer eine Weile, bis man sich auf eine neue Aufgabe eingestellt hat. Wenn man häufig wechselt, steigt dieser Aufwand und die eigene Produktivität fällt. Das Erreichen des Flowzustands wird durch häufiges Wechseln erschwert bzw. verhindert. Reduziere die Distraktoren. Der Flow ist ein äußerst sensibler Zustand. Der Anruf eines Kollegen reicht, um einen aus dem Flow zu werfen. Der Flow ist nicht unser Normalzustand und wieder in den Flow zu kommen kost...

Um Arbeit loszuwerden, ist es eine gängige und nützliche Argumentation, daß einem ein notwendiges Arbeitsgerät fehlt. Z.B. kann man sagen: "Die Softwareinstallation des Arbeitsplatzrechners ist ein Witz. Ich brauche Photoshop. Vor Wochen habe ich das bei der IT bestellt. Aber bei denen passiert einfach nichts." Diese Argumentation funktioniert wunderbar ab einer gewissen Organisationgröße und der damit einhergehenden Arbeitsteilung. Mit der Arbeitsteilung sind klare Verantwortlichkeiten verbunden. Alles außerhalb der eigenen Verantwortlichkeiten wird nicht bearbeitet, sondern an die verantwortliche Abteilung adressiert. Dieses Verhalten ist häufig explizit von den Chefs gefordert, weil Verantwortung immer auch mit Risiko für sie verbunden ist. Problematisch an dieser Argumentation ist, daß sie schnell langweilt. Ich hatte mal einen Kollegen, der bei allem meinte, sein PC wäre völlig unzureichend. Während er anfangs mein Verständnis hatte, konnte ich es irgendwann nicht mehr e...

In meinen Ausführungen zu (vor-)letzter Woche hatte ich geschrieben, daß das Ziel von Arbeit ist, Arbeit weg zu bekommen. Weg ist eine Aufgabe ab dem Zeitpunkt, wo man einen plausiblen Grund nennen kann, warum man diese Aufgabe aktuell nicht bearbeitet. Die Betonung liegt hierbei auf plausibel. Gründe Ausreden à la "Mein Hund hat die Hausaufgaben gefressen" bringen einen nicht weit. In meinen Augen die beste Möglichkeit, Arbeit loszuwerden, ist es, sie bei Kollegen zu parken. Dazu braucht man keine Weisungsbefugnis, sondern das schlichte Einholen von Auskünften reicht völlig aus. Z.B. kann man ein Spezifikationsdokument an einen Kollegen weiterleiten mit der Bitte um ein Review. Wenn man dann gefragt wird, was das Dokument macht, kann man sagen: "Das liegt bei X zum Review". Kollegen als Grund anzuführen, hat verschiedene Vorteile. Zuallererst kann man auf unser modernes Menschenbild bauen. Kollegen sind gleichberechtigt. Das heißt, die Möglichkeiten Druck auszuüben...

In meinem Ausbildungsbetrieb hatten wir Azubis eine morgendliche Aufgabe: Wir mußten die Post machen. Die Aufgabe "Post machen" bestand dabei aus folgenden Teilaktivitäten: Die Post mußte in der Postabteilung im Erdgeschoß abgeholt werden. Die wichtige Post (z.B. an den Geschäftsführer oder die Buchhaltung) war durch die Postabteilung bereits vorsortiert und wurde von uns sofort ausgeliefert. Die übrige Post war unsortiert und wurde deshalb von uns nachsortiert. Nachdem die übrige Post nachsortiert war, wurde auch diese von uns ausgeliefert. Wenn ich mich richtig erinnere, war die Aufgabe darin begründet, daß die Postabteilung den Betrieb nicht gut genug kannte, um die Post richtig zuzustellen. Lehrjahre sind keine Herrenjahre, aber Post nach zusortieren, die schon einmal vor sortiert worden war, begeisterte mich anfangs nicht. Meine Haltung änderte sich jedoch rasch. Durch das Sortieren hatte ich immer einen Überblick, was gerade im Betrieb passierte. Ich konnte meine Vorgän...

In den kurzen Ausführungen zu meiner Person (siehe Rand) steht, daß ich meine effektive Arbeitszeit auf 5 bis 6h schätze. Die ersten Leser meines Blogs schlossen daraus, daß ich wenig zu tun habe und faul bin. Dazu möchte ich kurz Stellung nehmen. Zuallererst: Die ser Blog ist kein Blog über meinen aktuellen Job, mein aktuelles Projekt, meinen aktuellen Kunden oder meine aktuelle Arbeitsbelastung. Inhalt dieses Blogs sind Erfahrungen und Einsichten, die ich im Laufe meiner gesamten Erwerbsbiographie gesammelt und gewonnen habe. Jetzt zur Frage, was ich mit effektiver Arbeitszeit meine. Wenn ich einen normalen 8-Stunden-Tag betrachte, so sehe ich bei mir viel Leerlauf. Mal hole ich mir einen Kaffee, mal schnacke ich mit den Kollegen, mal checke ich meine Emails oder lese Nachrichten im Internet. Wenn ich das alles rausrechne, sind das sicherlich zwei Stunden Arbeitszeit am Tag, die ich nicht produktiv bin.Meine effektive Arbeitszeit wäre dementsprechend 5-6h. Für mich ist das völlig un...

Machen wir uns nichts vor: 40 Stunden sind eine verdammt lange Zeit, wenn es wenig zu tun gibt. Oder andersherum: 40 Stunden sind viel zu wenig Zeit, wenn alle Projektampeln auf Rot stehen und man sowieso nicht fertig wird. In beiden Situationen gilt es, seine 40h Wochenarbeitszeit effektiv einzusetzen. Dieser Effektivität ist dieser Blog gewidmet. Die Idee zu diesem Blog stammt aus einem Gespräch, das ich letzte Woche bei Freunden führte. Es ging darum, wie unbefriedigend es ist, einen volle Stelle zu haben und nur eine halbe wirklich zu arbeiten. Was zuerst banal erscheint, ist alles andere als das. Jeden Tag auf der Arbeit 4 Stunden rumzubringen, ist äußerst anstrengend und stressig. Eine Möglichkeit damit umzugehen, ist es, durch den Betrieb zu laufen und die Kollegen um Arbeit anzuhauen . Nur leider ist es so, daß wenn man selber nichts zu tun hat, das gleiche auch für die Kollegen gilt. Der Effekt ist dann im guten Fall, daß man keine Arbeit kriegt, weil die Kollegen nichts...