Mittwoch, 15. Oktober 2008

30 Minuten als kleinstmögliche Arbeitseinheit

In meinem Ausbildungsbetrieb hatten wir Azubis eine morgendliche Aufgabe: Wir mußten die Post machen. Die Aufgabe "Post machen" bestand dabei aus folgenden Teilaktivitäten:
  1. Die Post mußte in der Postabteilung im Erdgeschoß abgeholt werden.
  2. Die wichtige Post (z.B. an den Geschäftsführer oder die Buchhaltung) war durch die Postabteilung bereits vorsortiert und wurde von uns sofort ausgeliefert.
  3. Die übrige Post war unsortiert und wurde deshalb von uns nachsortiert.
  4. Nachdem die übrige Post nachsortiert war, wurde auch diese von uns ausgeliefert.
Wenn ich mich richtig erinnere, war die Aufgabe darin begründet, daß die Postabteilung den Betrieb nicht gut genug kannte, um die Post richtig zuzustellen.

Lehrjahre sind keine Herrenjahre, aber Post nachzusortieren, die schon einmal vorsortiert worden war, begeisterte mich anfangs nicht. Meine Haltung änderte sich jedoch rasch. Durch das Sortieren hatte ich immer einen Überblick, was gerade im Betrieb passierte. Ich konnte meine Vorgänge weiterverfolgen, auch wenn ich die jeweilige Abteilung bereits verlassen hatte. Und es waren 30 Minuten wohlverdienter Frühstückspause, in denen wir Azubis plauderten und die Zeitungen unserer Chefs lasen.

Dazu muß man wissen, daß die Menge an Post sehr überschaubar war, die wir zu sortieren hatten. Schon damals kam viel über Fax und auch per Email. Per Post kamen eigentlich nur noch Rechnungen und Werbung. Meistens waren wir mindestens zu dritt, so daß man sich die Arbeit sehr gut aufteilen konnte. Unser Arbeitsprozess hatte folgende Gestalt:
  1. Einer von uns ging gegen 8.45h runter in die Postabteilung. Alternativ kam man spät und erledigte das gleich beim Reinkommen (Gruß an D an dieser Stelle).
  2. Bevor die sortierte Post an ihre Adressaten ausgeliefert wurde, wurde die unsortierte an die Kollegen geliefert.
  3. Während der ersten Auslieferung (bei uns erste Runde genannt) sortierten die anderen die übrige Post.
Sobald die erste Runde abgeschlossen war, konnte eigentlich auch der Rest in der zweiten Runde ausgeliefert werden. Da man sich die Auslieferung auch noch aufteilen konnte, hätte man nach 10 Minuten fertig sein können. Trotzdem waren alle im Betrieb damit zufrieden, wenn wir nach 30 Minuten fertig waren. Warum?

Notwendige Voraussetzung für unsere bezahlte Frühstückspause war, daß weder wir noch die Post dringend benötigt wurden. Niemand hinterfragte, was wir gerade trieben und wie lange es wohl dauerte. Und ich schätze, daß viele auch ganz froh waren, die Azubis 30 Minuten am Tag nicht zu sehen. Wir sortierten die Post in einem eigenen, nicht von außen einsehbaren Raum, so daß unsere Frühstückspause niemand direkt ins Auge stach. Und uns halfen zwei Effekte: die Schätzungenauigkeit und das Gewohnheitsprinzip.

Eine Auslieferung um 9.15h war zwar weder für den Best Case noch für den Average Case eine angemessene Zeit, aber für den Worst Case durchaus plausibel. Wenn man die Post erst gegen 8.55h holte, die zu sortierende Menge an Post so viel war, daß man zwei Mal laufen mußte, und man allein war, weil alle anderen im Urlaub waren, dann konnte die Post tatsächlich 20 Minuten dauern. Jemand, der von außen schätzt, muß genau diesen Worse Case berücksichtigen, so daß eine Auslieferung um 9.15h als legitim erscheinen konnte. Und von 20 Minuten zu 30 Minuten ist es nicht weit, so daß auch 30 Minuten okay waren. 30 Minuten sind in meinen Augen ohnehin die minimale Arbeitseinheit im Büro. Eigentlich ist es egal, wie belanglos eine Aufgabe ist. Sobald man sie delegiert, dauert sie 30 Minuten.

Nachdem wir die Auslieferung um 9.15h etabliert hatten, war die Sache ein Selbstläufer. Alle im Betrieb waren an den Termin gewöhnt und über Dinge, an die man sich gewöhnt hat, denkt man nicht mehr nach.

Als ich meine Ausbildung bereits abgeschlossen hatte, haben meine Kollegen ihre Frühstückspausen immer weiter verlängert. Als die Post dann 45 Minuten dauerte, gab es Beschwerden. Meine Azubi-Nachfolger hatten den Bogen überspannt. Zwar sind auch 30 Minuten für die Aufgabe nicht plausibel. Aber alle hatten sich daran gewöhnt und keiner hinterfragte es. Als dann der Auslieferungszeitpunkt größeren Schwankungen unterworfen war, begannen viele die Sache an sich zu hinterfragen. Und mit etwas Grips begriff man schnell, daß da was nicht stimmte. Allein die Tatsache, daß die Post schneller kam, wenn ein einzelner Azubi sie bearbeitete, sprach Bände.

Rückblickend waren die 30 Minuten Post machen eine schöne Zeit. Dieses Ritual war ein wesentlicher Bestandteil meiner Ausbildung und ein schöner Start in den Tag. Über die Bedeutung von Ritualen zum Überleben in der 40 Stunden Woche werde ich demnächst mehr schreiben.

Montag, 13. Oktober 2008

Arbeitszeit und Arbeitskraft

In den kurzen Ausführungen zu meiner Person (siehe Rand) steht, daß ich meine effektive Arbeitszeit auf 5 bis 6h schätze. Die ersten Leser meines Blogs schlossen daraus, daß ich wenig zu tun habe und faul bin. Dazu möchte ich kurz Stellung nehmen.

Zuallererst: Dieser Blog ist kein Blog über meinen aktuellen Job, mein aktuelles Projekt, meinen aktuellen Kunden oder meine aktuelle Arbeitsbelastung. Inhalt dieses Blogs sind Erfahrungen und Einsichten, die ich im Laufe meiner gesamten Erwerbsbiographie gesammelt und gewonnen habe.

Jetzt zur Frage, was ich mit effektiver Arbeitszeit meine. Wenn ich einen normalen 8-Stunden-Tag betrachte, so sehe ich bei mir viel Leerlauf. Mal hole ich mir einen Kaffee, mal schnacke ich mit den Kollegen, mal checke ich meine Emails oder lese Nachrichten im Internet. Wenn ich das alles rausrechne, sind das sicherlich zwei Stunden Arbeitszeit am Tag, die ich nicht produktiv bin.Meine effektive Arbeitszeit wäre dementsprechend 5-6h. Für mich ist das völlig unproblematisch, denn mein Arbeitgeber interessiert sich für meine Arbeitskraft, nicht für meine Arbeitszeit. Und die Aktivitäten, die ich oben beschrieben habe, haben alle eine positive Auswirkung auf meine Arbeitskraft, auch wenn sie die effektive Arbeitszeit schmälern.

Nehmen wir das Kaffeeholen. Ich arbeite mit meinen Kopf. Mein Kopf muss nicht auf einen Monitor fixiert sein, um über ein Problem nachdenken zu können. Häufig hilft es mir mehr, vom Schreibtisch aufzustehen und ein paar Meter zu gehen. Und dafür ist Kaffeeholen optimal. Auch der Austausch mit Kollegen ist gut, um Probleme zu lösen. Viele Probleme, die man hat, haben andere schon mal gelöst und über den Austausch mit Ihnen kommt man schneller zu einer Lösung. Allein die Darstellung eines Problems gegenüber einer anderen Person hat häufig den Effekt, daß man neue Ideen hat.

Was Emails und Internet angeht, handelt es sich bei beiden Aktivitäten primär um Ablenkung. Aber wer sagt denn, daß Ablenkung per se schlecht ist? Wenn ich nach Phasen hoher Konzentration mich kurz ablenke und etwas entspanne, kostet dies zwar Arbeitszeit, führt aber sehr schnell zu höherer Arbeitskraft.

Wer Lust hat, kann ja mal selber beobachten, wie viel er effektiv am Tag arbeitet und das als Kommentar posten.

Dienstag, 7. Oktober 2008

Die 41-te Stunde

Machen wir uns nichts vor: 40 Stunden sind eine verdammt lange Zeit, wenn es wenig zu tun gibt. Oder andersherum: 40 Stunden sind viel zu wenig Zeit, wenn alle Projektampeln auf Rot stehen und man sowieso nicht fertig wird. In beiden Situationen gilt es, seine 40h Wochenarbeitszeit effektiv einzusetzen. Dieser Effektivität ist dieser Blog gewidmet.

Die Idee zu diesem Blog stammt aus einem Gespräch, das ich letzte Woche bei Freunden führte. Es ging darum, wie unbefriedigend es ist, einen volle Stelle zu haben und nur eine halbe wirklich zu arbeiten. Was zuerst banal erscheint, ist alles andere als das. Jeden Tag auf der Arbeit 4 Stunden rumzubringen, ist äußerst anstrengend und stressig.

Eine Möglichkeit damit umzugehen, ist es, durch den Betrieb zu laufen und die Kollegen um Arbeit anzuhauen. Nur leider ist es so, daß wenn man selber nichts zu tun hat, das gleiche auch für die Kollegen gilt. Der Effekt ist dann im guten Fall, daß man keine Arbeit kriegt, weil die Kollegen nichts abzugeben haben. Im schlechten Fall nutzen die Kollegen einen aus und geben alle blöden Aufgaben weiter. Am Ende der Woche ist man frustriert.

Mein Vorschlag: Rationiere deine Arbeit.

Wenn ich nur Arbeit für 4h habe und trotzdem 8h auf der Arbeit sein muß, dann muß ich mir die Arbeit über die vollen 8h einteilen. Statt alle Arbeit gleich morgens zu erledigen, lasse ich die Arbeit erst einmal liegen. Ich arbeite nie mehr als 30 Minuten am Stück, um die folgenden 30 Minuten anderweitig zu verbringen, z.B. mit Surfen. Das hat verschiedene Vorteile: Wenn einer fragt, womit ich gerade beschäftigt bin, dann habe ich immer was zum Vorzeigen. Wenn ich gerade die Lust verspüre, für mein Gehalt eine Gegenleistung zu liefern, ist immer noch Arbeit da. Und wer schon mal versucht hat, mehr als eine Stunde am Stück mit Surfen rumzubringen, versteht, daß es sinnvoll ist, auch mal Pausen vom Surfen zu machen.

Jetzt kann man einwenden, daß Voraussetzung für diese Herangehensweise ist, daß niemand weiß, wie lange ich für eine Aufgabe brauche. Das stimmt. Und wie das geht, dazu später mehr. Ach ja, diesen Blog schreibe ich im Hotelzimmer nach meiner Arbeit, also in der 41.-ten Stunde.