Samstag, 29. November 2008

Top Gelistet bei Google

Tolle Neuigkeiten: Ich hatte diese Woche den ersten Besucher auf der Seite, der nicht aus meinem Bekanntenkreis stammt. Unter "Postabteilung im Betrieb" findet man diese Seite als Nummer 1 Hit bei Google!

Freitag, 21. November 2008

Die Not-to-Do Liste

Ich habe mehrfach in meinen Leben versucht, eine To-do-Liste oder einen Kalendar zu führen. Ich bin immer wieder kläglich gescheitert, da für mich der Pflegeaufwand nie im Verhältnis stand zu den paar Terminen und Aufgaben, die ich normalerweise habe. Mein letzter Versuch war Getting-Things-Done, eine Methode, die mir von mehreren Seiten (S,H) empfohlen wurde. Ich habe mich nur oberflächlich mit der Methode beschäftigt und mir die Kernpunkte einfach erklären lassen:
  1. Alles, was in weniger als 5 Minuten erledigt werden kann, wird sofort erledigt.
  2. Man führt nicht eine Aufgabenliste, sondern je eine Aufgabenlisten pro Kontext. Ein Kontext ist zum Beispiel das Büro, Aldi oder vorm Fernseher. Sobald man in diesem Kontext ist, beginnt man die Aufgaben abzuarbeiten.
  3. Falls eine Aufgabe auf etwas wartet, dokumentiert man dies in der Aufgabenliste.
  4. In regelmäßigen Intervallen überprüft man seine Listen. Alle Punkte werden gestrichen, wenn man sie ohne Grund in den letzten Wochen
Für die Methode habe ich mir extra ein Notizbuch gekauft und tatsächlich zwei Monate durchgehalten. Dann war der Witz raus. Erstaunlicherweise war ich im Anschluß ohne Liste sogar produktiver... Trotzdem läßt sich eine wesentliche Lektion fürs Zeitmanagement aus Getting-Things-Done ziehen: die Not-to-do Liste.

Eine Not-to-Do Liste ist wie eine To-Do-Liste, nur umgekehrt. Sie dient nicht dazu, effizient dringende Aufgaben zu bearbeiten, sondern mitzuführen, warum man ebendies nicht tut. Sie verschafft einem einen Überblick, über die eigene Faulheit und Argumente, wenn man wider Erwarten auf die Arbeit angesprochen wird. Das schöne ist auch, daß man nicht kontinuierlich dieselbe Liste pflegen muß, sondern man kann einfach in regelmäßigen Abständen oder bei Bedarf alle bekannten Punkte durchgehen und mit Hindernissen annotieren.

Montag, 17. November 2008

Der Preis von Gold

Eine Theorie, die ich in vielen Jahren Arbeit gelernt und getestet habe, ist folgende: Wenn man von einem Kollegen nicht sagen kann, womit er sich gerade beschäftigt, ist er unterbeschäftigt. Der Weg zu dieser Theorie begann in meiner Ausbildung. In meiner Ausbildung durchlief ich einige Abteilungen, in denen ich zu wenig Arbeit für acht Stunden hatte. Andere Abteilungen waren so nett, mir Pseudoaufgaben zu übertragen. Ich schrieb Anfrangen oder machte Angebote, die ohnehin nichts werden würden. Das Glanzbeispiel war, als eine Kollegin mich bat, den Preis für Gold zu ermitteln.

Am Anfang meiner Ausbildung wollte ich mich beweisen und war dementsprechend unruhig. Wie in jedem Praktikumsratgeber empfohlen, bot ich mich an, stellte Fragen ... und ging damit allen auf den Sack. Mein Fehler war zu glauben, daß ich keine Arbeit hatte, weil meine Ausbilder mich nicht berücksichtigten. Tatsächlich war es so, daß auch meine Ausbilder für sich nicht genug Arbeit hatten; eine Situation, die durch einen nervenden Azubi nicht besser wurde.

Abgesehen von einer Kollegin, die offen Solitär spielte, habe ich von meinen Kollegen nie mitbekommen, daß sie un(ter)beschäftigt waren. Sie wirkten den ganzen Tag beschäftigt. Nur wenn ich mich dann fragte, was sie wohl gerade machten, hatte ich keine Idee. Man redete auch nicht viel von Arbeit, weder beim Essen noch im Büro. Die Frage "Was machst du eigentlich?" war stigmatisiert. Meine Ausbilder mochten mir die Frage nicht stellen, weil sie mit dem Risiko einherging, für mich eine neue Aufgabe finden zu müssen. Und ich stellte sie meinen Ausbildern nicht, weil sie die Frage als Bloßstellung hätten empfinden können.

Ein deutlicher Gegensatz war meine Zeit als Werksstudent bei einer deutschen Versicherung. Ein Freund hatte mir dort seinen hochbezahlten Job in der IT-Abteilung vererbt. Dort mußte ich NIE nach Arbeit fragen, sondern die Arbeit kam von ganz allein. Mein Chef sprach offen über die Aufgaben und die Aufwände: "Und wenn du damit fertig bist, dann hat Herr X eine neue Aufgabe für dich." Auch unter den Kollegen sprach man über die Arbeit und tauschte sich über die Probleme aus, die man hatte.

Mittlerweile habe ich diese Erfahrungen wiederholt gemacht: Um so weniger man von der Arbeit auf der Arbeit mitkriegt, um so weniger wird generell gearbeitet. Für mich wichtig war diese Erfahrung, weil sie mir hilft, mich nicht zu stressen, wenn ich in Unterstresssituationen arbeite. Wenn ich weiß, daß Arbeit generell in der Firma knapp ist, muß ich mir nicht individuell Gedanken darüber machen, keine Arbeit zu haben. Stattdessen bemühe ich mich, beschäftigt auszusehen und meine Arbeitszeit so zu gestalten, daß der Tagesverlauf sich positiv gestaltet.

Freitag, 14. November 2008

Wider den Flow!

Meine Kollegin M hat sich im Rahmen einer internen Schulung über Zeitmanagement aufklären lassen. Die ihr vermittelten Schlüssellektionen waren:
  1. Komme in den Flow. Der Flow ist ein Geisteszustand, in dem wir uns voll auf eine Aufgabe konzentrieren. Die Arbeit macht Spaß, Zeit vergeht wie im Flug und wir sind extrem produktiv. Da man im Flow so produktiv ist, sollte man versuchen in ebendiesen Zustand zu kommen, wenn man eine Aufgabe bearbeitet.
  2. Kein Zappen. Zappen beim Fernsehen macht Spaß. Zappen beim Arbeiten ist schlecht. Es dauert immer eine Weile, bis man sich auf eine neue Aufgabe eingestellt hat. Wenn man häufig wechselt, steigt dieser Aufwand und die eigene Produktivität fällt. Das Erreichen des Flowzustands wird durch häufiges Wechseln erschwert bzw. verhindert.
  3. Reduziere die Distraktoren. Der Flow ist ein äußerst sensibler Zustand. Der Anruf eines Kollegen reicht, um einen aus dem Flow zu werfen. Der Flow ist nicht unser Normalzustand und wieder in den Flow zu kommen kostet Zeit und Aufwand. Deswegen sollte man von vornherein versuchen, alle Störungen und Ablenkungen zu vermeiden, die zu einem frühzeiten Flowriss führen könnte. Z.B. indem man das Telefon abstellt oder die Emails mutwillig nicht checkt.
  4. Erhöhe den Spaß. Wenn man Aufgaben bearbeitet, die nicht in sich selbst motivierend sind, sollte man sich externe Anreize suchen. Das kann ein Wettbewerb unter Kollegen sein, wo man jeden Tag vergleicht, wieviel jeder geschafft hat. Oder ein gutes Mittagsessen, das man sich gönnt, weil man schnell fertig geworden ist.
  5. Priorisiere deine Aufgaben. Der beste Flow hilft nichts, wenn man die falsche Aufgaben bearbeitet. Daher kommt der Erfassung und Priorisierung der eigenen Aufgaben eine hohe Bedeutung zu.
In meiner momentanen Überlastsituation helfen mir die Tips wenig. Ich mache etwas, was mir Spaß macht, und ich bin regelmäßig im Flow. Ansonsten wären die Stunden für mich auch nicht darstellbar, die ich momentan arbeite. Trotzdem: Es ist einfach zu viel Arbeit da. Das Priorisieren hilft nicht, weil alle noch offenen Aufgaben kritisch sind. Auf die Distraktoren habe ich keinen Einfluß. Was soll ich machen, wenn mich die Fachabteilung den ganzen Nachmittag mit Fragen anruft? Und wenn man Projektleiter dringend eine Sache bis abends erledigt sehen möchte, muß ich zwischen den Aufgaben springen.

Die Bedeutung der Lektionen sehe ich daher eher in Unterlastsituationen. Übertragen ergeben sich folgende Lektionen:
  1. Vermeide den Flow. Wenn man zu wenig Arbeit hat, sind Phasen hoher Produktivität zu vermeiden.
  2. Zappen macht Spaß. Der Nutzen des Zappens beim Fernsehen liegt darin, daß Fernsehen auch dann Spaß macht, wenn das Programm total müllig ist. Niemand würde 9Live eine Stunde durchgucken. Aber man bleibt doch ein paar Sekunden hängen, wenn wieder Automarken des 19. Jahrhunderts gesucht werden. Das funktioniert ähnlich bei der Arbeit. Niemand will einen ganzen Tag Akten sortieren. Für eine halbe Stunde die Ruhe des Aktenkellers genießen, kann jedoch eine schöne Sache sein. Als weiterer positiver Effekt ergibt sich: Man ist deutlich unproduktiver, so daß die Arbeit länger hält.
  3. Erhöhe die Distraktoren. Neben der geplanten Unproduktivitität durch mutwilliges Wechseln zwischen Tätigkeiten kann man auch noch Distraktoren nutzen, um die eigene Produktivität weiter zu senken. Man sollte seine Emails (privat und von der Firma) mindestens alle 15 Minuten checken und auf jede Email umgehend und ausführlich antworten. Genauso wie man für die Kollegen, die gerade nicht am Platz sind, das Telefon beantworten sollte.
  4. Erhöhe den Spaß. Während es oben darum ging, den Spaß bei der Aufgabenerfüllung zu erhöhen, sollte man in Unterlastsituation, den Spaß bei der Aufgabenverschleppung maximieren. Setze dir Ziele, wie lange du eine Aufgabe nicht bearbeiten willst. Betrachte es als Herausforderung, die Sache für Herrn X, die er eigentlich letzten Donnerstag haben wollte, erst in zwei Wochen zu machen und ihn die ganze Zeit zu vertrösten. Genieß die freien Minuten, die sich im Tagesverlauf ergeben.
  5. Priorisiere deine Aufgaben. Dieser Punkt ist auch in Unterlastsituationen relevant. Dringende Aufgaben sollte man rechtzeitig erledigen. Weiterhin hilft es, einen groben Überblick zu haben, was zu tun ist, und zu wissen, warum man es nicht getan hat (Kollege, Arbeitsgerät, Vorleistung, ...)

Fehlendes Arbeitsgerät

Um Arbeit loszuwerden, ist es eine gängige und nützliche Argumentation, daß einem ein notwendiges Arbeitsgerät fehlt. Z.B. kann man sagen: "Die Softwareinstallation des Arbeitsplatzrechners ist ein Witz. Ich brauche Photoshop. Vor Wochen habe ich das bei der IT bestellt. Aber bei denen passiert einfach nichts."

Diese Argumentation funktioniert wunderbar ab einer gewissen Organisationgröße und der damit einhergehenden Arbeitsteilung. Mit der Arbeitsteilung sind klare Verantwortlichkeiten verbunden. Alles außerhalb der eigenen Verantwortlichkeiten wird nicht bearbeitet, sondern an die verantwortliche Abteilung adressiert. Dieses Verhalten ist häufig explizit von den Chefs gefordert, weil Verantwortung immer auch mit Risiko für sie verbunden ist.

Problematisch an dieser Argumentation ist, daß sie schnell langweilt. Ich hatte mal einen Kollegen, der bei allem meinte, sein PC wäre völlig unzureichend. Während er anfangs mein Verständnis hatte, konnte ich es irgendwann nicht mehr ernst nehmen. Mit etwas Kompromissbereitschaft und Eigeninitiative fand man meistens eine Umgehungslösung: Man kann auch mit Windows Paint Bilder zuschneiden.

Als Berater ist diese Argumentation ohnehin gefährlich. In vielen Kontexten muß man mit den Arbeitsmitteln arbeiten, die einem der Kunde stellt. Ja, der VI ist Hölle, aber er ist eben da. Und gerade in kleinen Teams und Projekten fällt es extrem auf, wenn der eine mit seinem PC klarkommt und der andere die ganze Zeit über alles mögliche mault.

Samstag, 8. November 2008

Mythos Bahnarbeit

Momentan fahre ich viel Bahn. Mein ursprünglicher Plan war es, während dieser Zeit etwas für die Arbeit zu machen. Diesen Plan habe ich mittlerweile beerdigt. Wenn ich am Montag Morgen losfahre, ist es 5h morgens. Es liegt auf der Hand, daß mein Fokus bei der Hinfahrt auf einer möglichst langen Schlafphase liegt. Wenn ich freitags zurückfahre, ist der Zug gerammelt voll. Gerade tippe ich mit stark angewinkelten Armen, die ich nicht als natürliche Tippposition betrachte. Zudem macht mich Bahnfahren immer schummrig.

Es gibt ein paar Tätigkeiten, die man sehr gut in der Bahn machen kann, z.B. Texte überfliegen oder Reisekosten abrechnen. Qualitative Arbeit hingegen geht nicht. Von daher wundere ich mich immer über Kollegen und Bekannte, die behaupten wunderbar in der Bahn arbeiten zu können. Ich glaube, diese Behauptung dient nur dazu, 1. Klasse fahren zu können.

Im gewissen Sinne ist Fliegen da ehrlicher. Ein Inlandsflug dauert inklusive des ganzen Drumherums häufig nur 1-2h weniger als eine entsprechende Bahnfahrt. Trotzdem habe ich noch von niemandem gehört, daß er vorhat, während des Flugs zu arbeiten.

Arbeit bei Kollegen parken

In meinen Ausführungen zu (vor-)letzter Woche hatte ich geschrieben, daß das Ziel von Arbeit ist, Arbeit weg zu bekommen. Weg ist eine Aufgabe ab dem Zeitpunkt, wo man einen plausiblen Grund nennen kann, warum man diese Aufgabe aktuell nicht bearbeitet. Die Betonung liegt hierbei auf plausibel. GründeAusreden à la "Mein Hund hat die Hausaufgaben gefressen" bringen einen nicht weit.

In meinen Augen die beste Möglichkeit, Arbeit loszuwerden, ist es, sie bei Kollegen zu parken. Dazu braucht man keine Weisungsbefugnis, sondern das schlichte Einholen von Auskünften reicht völlig aus. Z.B. kann man ein Spezifikationsdokument an einen Kollegen weiterleiten mit der Bitte um ein Review. Wenn man dann gefragt wird, was das Dokument macht, kann man sagen: "Das liegt bei X zum Review".

Kollegen als Grund anzuführen, hat verschiedene Vorteile. Zuallererst kann man auf unser modernes Menschenbild bauen. Kollegen sind gleichberechtigt. Das heißt, die Möglichkeiten Druck auszuüben sind untereinander stark eingeschränkt. Zudem hat man bei Kollegen immer eine Latenz. Der geringste Teil der Dauer zwischen Übertragung und Wiedererhalt ist die eigentliche Bearbeitung. Bedeutsamer ist es, daß der Kollege nicht direkt dazu kommt, eine Aufgabe zu bearbeiten. Meistens hat er andere Dinge, um die er sich kümmern muß, und die Sache bleibt erst einmal eine Weile liegen.

Eine hohe Bedeutung bei dieser Methode kommt der Auswahl des Kollegen X zu. Voraussetzung ist, daß X plausibel als Bearbeiter erscheint. Der Chef muß nachvollziehen können, warum man X die Aufgabe übertragen hat und auf X wartet. Auch sollte X in gewisser Form verantwortlich sein, damit X nicht auf die Idee kommt, die Aufgabe abzulehnen. Wenn man so eine Person gefunden hat (und die gibt es immer), hat man sich direkt schon mal 1 bis 2 Tage Luft verschafft. 1 bis 2 Tage ist ziemlich wenig. Über eine geschickte Auswahl von X ist es möglich, Aufgaben wochen- bzw. monatsweise nach hinten zu schieben.

  1. Wähle einen Kollegen, der keine Zeit hat. Umso weniger Zeit der Kollege hat, umso höher ist die Latenz.
  2. Wähle einen Kollegen, der a) in der Hierarchie über dir steht oder b) möglichst weit von dir entfernt ist. Wenn dein Kollege über dir steht, mußt du auf ihn warten. Auch auf Kollegen aus anderen Abteilungen kann man nicht einwirken. Mir fällt das prinzipiell sehr leicht. Als Externer bin ich per se ganz unten in der Nahrungskette.
  3. Wähle einen Kollegen, mit dem du möglichst wenig persönlichen Kontakt hast. Über persönlichen Kontakt kann man Dinge unkompliziert klären bzw. auch mal freundlich nachfassen. Das ist nicht gewollt, deswegen sollte der direkte Kontakt minimal sein.
  4. Wähle einen Kollegen, von dem alle wissen, daß Arbeit "schon mal" länger rumliegt. Dann erhält man vom Chef ein verständnisvolles Augenrollen als Reaktion auf: "Ich konnte gerade an der Spezifikation nichts machen. Sie liegt bei X."
  5. Kommuniziere per Email. Getreu dem Motto, wer schreibt, der bleibt, ist es wichtig, seine Arbeitsverschiebungen zu dokumentieren. Weiterhin soll es ja Leute geben mit Hunderten "neuer" Emails im Posteingang, so daß sie schnell den Überblick verlieren und eine Anfrage übersehen, womit sich die Latenz signifikant erhöht. Diese Situation kann man durch das kontinuierliche CC'en des gesamten Projektteams kräftig unterstützen.
In einem Projekt habe ich den heiligen Gral des Arbeitsparkens gefunden. Kollege X hatte eine 80% Stelle, davon die Hälfte Home Office. Die anderen 40% war X durchgehend in wichtigen Meetings bzw. am Telefon. X hatte keine Arbeitsorganisation, sondern alles ging spontan und unkoordiniert. Der Emailaccount von X war ein Schwarzes Loch, in das man beliebig Emails schicken konnte, ohne eine Reaktion erwarten zu müssen. Dazu war X als mein Ansprechpartner für viele Fragen vorgesehen und in der Hierarchie auf dem gleichen Level wie mein Chef. Dementsprechend konnten weder ich noch mein Chef Druck machen. Und jedem war klar, daß Aufgaben, die X zu bearbeiten hatte, länger liegen konnten. Und ja, er hat mir verständnisvolles Augenrollen gegeben.