Mittwoch, 15. Oktober 2008

30 Minuten als kleinstmögliche Arbeitseinheit

In meinem Ausbildungsbetrieb hatten wir Azubis eine morgendliche Aufgabe: Wir mußten die Post machen. Die Aufgabe "Post machen" bestand dabei aus folgenden Teilaktivitäten:
  1. Die Post mußte in der Postabteilung im Erdgeschoß abgeholt werden.
  2. Die wichtige Post (z.B. an den Geschäftsführer oder die Buchhaltung) war durch die Postabteilung bereits vorsortiert und wurde von uns sofort ausgeliefert.
  3. Die übrige Post war unsortiert und wurde deshalb von uns nachsortiert.
  4. Nachdem die übrige Post nachsortiert war, wurde auch diese von uns ausgeliefert.
Wenn ich mich richtig erinnere, war die Aufgabe darin begründet, daß die Postabteilung den Betrieb nicht gut genug kannte, um die Post richtig zuzustellen.

Lehrjahre sind keine Herrenjahre, aber Post nachzusortieren, die schon einmal vorsortiert worden war, begeisterte mich anfangs nicht. Meine Haltung änderte sich jedoch rasch. Durch das Sortieren hatte ich immer einen Überblick, was gerade im Betrieb passierte. Ich konnte meine Vorgänge weiterverfolgen, auch wenn ich die jeweilige Abteilung bereits verlassen hatte. Und es waren 30 Minuten wohlverdienter Frühstückspause, in denen wir Azubis plauderten und die Zeitungen unserer Chefs lasen.

Dazu muß man wissen, daß die Menge an Post sehr überschaubar war, die wir zu sortieren hatten. Schon damals kam viel über Fax und auch per Email. Per Post kamen eigentlich nur noch Rechnungen und Werbung. Meistens waren wir mindestens zu dritt, so daß man sich die Arbeit sehr gut aufteilen konnte. Unser Arbeitsprozess hatte folgende Gestalt:
  1. Einer von uns ging gegen 8.45h runter in die Postabteilung. Alternativ kam man spät und erledigte das gleich beim Reinkommen (Gruß an D an dieser Stelle).
  2. Bevor die sortierte Post an ihre Adressaten ausgeliefert wurde, wurde die unsortierte an die Kollegen geliefert.
  3. Während der ersten Auslieferung (bei uns erste Runde genannt) sortierten die anderen die übrige Post.
Sobald die erste Runde abgeschlossen war, konnte eigentlich auch der Rest in der zweiten Runde ausgeliefert werden. Da man sich die Auslieferung auch noch aufteilen konnte, hätte man nach 10 Minuten fertig sein können. Trotzdem waren alle im Betrieb damit zufrieden, wenn wir nach 30 Minuten fertig waren. Warum?

Notwendige Voraussetzung für unsere bezahlte Frühstückspause war, daß weder wir noch die Post dringend benötigt wurden. Niemand hinterfragte, was wir gerade trieben und wie lange es wohl dauerte. Und ich schätze, daß viele auch ganz froh waren, die Azubis 30 Minuten am Tag nicht zu sehen. Wir sortierten die Post in einem eigenen, nicht von außen einsehbaren Raum, so daß unsere Frühstückspause niemand direkt ins Auge stach. Und uns halfen zwei Effekte: die Schätzungenauigkeit und das Gewohnheitsprinzip.

Eine Auslieferung um 9.15h war zwar weder für den Best Case noch für den Average Case eine angemessene Zeit, aber für den Worst Case durchaus plausibel. Wenn man die Post erst gegen 8.55h holte, die zu sortierende Menge an Post so viel war, daß man zwei Mal laufen mußte, und man allein war, weil alle anderen im Urlaub waren, dann konnte die Post tatsächlich 20 Minuten dauern. Jemand, der von außen schätzt, muß genau diesen Worse Case berücksichtigen, so daß eine Auslieferung um 9.15h als legitim erscheinen konnte. Und von 20 Minuten zu 30 Minuten ist es nicht weit, so daß auch 30 Minuten okay waren. 30 Minuten sind in meinen Augen ohnehin die minimale Arbeitseinheit im Büro. Eigentlich ist es egal, wie belanglos eine Aufgabe ist. Sobald man sie delegiert, dauert sie 30 Minuten.

Nachdem wir die Auslieferung um 9.15h etabliert hatten, war die Sache ein Selbstläufer. Alle im Betrieb waren an den Termin gewöhnt und über Dinge, an die man sich gewöhnt hat, denkt man nicht mehr nach.

Als ich meine Ausbildung bereits abgeschlossen hatte, haben meine Kollegen ihre Frühstückspausen immer weiter verlängert. Als die Post dann 45 Minuten dauerte, gab es Beschwerden. Meine Azubi-Nachfolger hatten den Bogen überspannt. Zwar sind auch 30 Minuten für die Aufgabe nicht plausibel. Aber alle hatten sich daran gewöhnt und keiner hinterfragte es. Als dann der Auslieferungszeitpunkt größeren Schwankungen unterworfen war, begannen viele die Sache an sich zu hinterfragen. Und mit etwas Grips begriff man schnell, daß da was nicht stimmte. Allein die Tatsache, daß die Post schneller kam, wenn ein einzelner Azubi sie bearbeitete, sprach Bände.

Rückblickend waren die 30 Minuten Post machen eine schöne Zeit. Dieses Ritual war ein wesentlicher Bestandteil meiner Ausbildung und ein schöner Start in den Tag. Über die Bedeutung von Ritualen zum Überleben in der 40 Stunden Woche werde ich demnächst mehr schreiben.

1 Kommentar:

  1. Rituale kenne ich. Zu Unizeiten waren dass das Mittagessen um 12:30 Uhr und die Kaffepause um halb vier. Jeden verdammten Tag den ich um diese Uhrzeiten in der Uni war.

    Seit neuestem kenne ich auch die Frühstückspause gegen 10:30 Uhr. So kann man sich den Arbeitstag in schöne 1,5 bis 2 Stunden Scheiben schneiden. Das ganze nennt sich dann Vertrauensarbeitszeit. ;-)

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