Wider den Flow!

Meine Kollegin M hat sich im Rahmen einer internen Schulung über Zeitmanagement aufklären lassen. Die ihr vermittelten Schlüssellektionen waren:

1. Komme in den Flow. Der Flow ist ein Geisteszustand, in dem wir uns voll auf eine Aufgabe konzentrieren. Die Arbeit macht Spaß, Zeit vergeht wie im Flug und wir sind extrem produktiv. Da man im Flow so produktiv ist, sollte man versuchen in ebendiesen Zustand zu kommen, wenn man eine Aufgabe bearbeitet.
2. Kein Zappen. Zappen beim Fernsehen macht Spaß. Zappen beim Arbeiten ist schlecht. Es dauert immer eine Weile, bis man sich auf eine neue Aufgabe eingestellt hat. Wenn man häufig wechselt, steigt dieser Aufwand und die eigene Produktivität fällt. Das Erreichen des Flowzustands wird durch häufiges Wechseln erschwert bzw. verhindert.
3. Reduziere die Distraktoren. Der Flow ist ein äußerst sensibler Zustand. Der Anruf eines Kollegen reicht, um einen aus dem Flow zu werfen. Der Flow ist nicht unser Normalzustand und wieder in den Flow zu kommen kostet Zeit und Aufwand. Deswegen sollte man von vornherein versuchen, alle Störungen und Ablenkungen zu vermeiden, die zu einem frühzeiten Flowriss führen könnte. Z.B. indem man das Telefon abstellt oder die Emails mutwillig nicht checkt.
4. Erhöhe den Spaß. Wenn man Aufgaben bearbeitet, die nicht in sich selbst motivierend sind, sollte man sich externe Anreize suchen. Das kann ein Wettbewerb unter Kollegen sein, wo man jeden Tag vergleicht, wieviel jeder geschafft hat. Oder ein gutes Mittagsessen, das man sich gönnt, weil man schnell fertig geworden ist.
5. Priorisiere deine Aufgaben. Der beste Flow hilft nichts, wenn man die falsche Aufgaben bearbeitet. Daher kommt der Erfassung und Priorisierung der eigenen Aufgaben eine hohe Bedeutung zu.
   

In meiner momentanen Überlastsituation helfen mir die Tips wenig. Ich mache etwas, was mir Spaß macht, und ich bin regelmäßig im Flow. Ansonsten wären die Stunden für mich auch nicht darstellbar, die ich momentan arbeite. Trotzdem: Es ist einfach zu viel Arbeit da. Das Priorisieren hilft nicht, weil alle noch offenen Aufgaben kritisch sind. Auf die Distraktoren habe ich keinen Einfluß. Was soll ich machen, wenn mich die Fachabteilung den ganzen Nachmittag mit Fragen anruft? Und wenn man Projektleiter dringend eine Sache bis abends erledigt sehen möchte, muß ich zwischen den Aufgaben springen.

Die Bedeutung der Lektionen sehe ich daher eher in Unterlastsituationen. Übertragen ergeben sich folgende Lektionen:

1. Vermeide den Flow. Wenn man zu wenig Arbeit hat, sind Phasen hoher Produktivität zu vermeiden.
2. Zappen macht Spaß. Der Nutzen des Zappens beim Fernsehen liegt darin, daß Fernsehen auch dann Spaß macht, wenn das Programm total müllig ist. Niemand würde 9Live eine Stunde durchgucken. Aber man bleibt doch ein paar Sekunden hängen, wenn wieder Automarken des 19. Jahrhunderts gesucht werden. Das funktioniert ähnlich bei der Arbeit. Niemand will einen ganzen Tag Akten sortieren. Für eine halbe Stunde die Ruhe des Aktenkellers genießen, kann jedoch eine schöne Sache sein. Als weiterer positiver Effekt ergibt sich: Man ist deutlich unproduktiver, so daß die Arbeit länger hält.
3. Erhöhe die Distraktoren. Neben der geplanten Unproduktivitität durch mutwilliges Wechseln zwischen Tätigkeiten kann man auch noch Distraktoren nutzen, um die eigene Produktivität weiter zu senken. Man sollte seine Emails (privat und von der Firma) mindestens alle 15 Minuten checken und auf jede Email umgehend und ausführlich antworten. Genauso wie man für die Kollegen, die gerade nicht am Platz sind, das Telefon beantworten sollte.
4. Erhöhe den Spaß. Während es oben darum ging, den Spaß bei der Aufgabenerfüllung zu erhöhen, sollte man in Unterlastsituation, den Spaß bei der Aufgabenverschleppung maximieren. Setze dir Ziele, wie lange du eine Aufgabe nicht bearbeiten willst. Betrachte es als Herausforderung, die Sache für Herrn X, die er eigentlich letzten Donnerstag haben wollte, erst in zwei Wochen zu machen und ihn die ganze Zeit zu vertrösten. Genieß die freien Minuten, die sich im Tagesverlauf ergeben.
5. Priorisiere deine Aufgaben. Dieser Punkt ist auch in Unterlastsituationen relevant. Dringende Aufgaben sollte man rechtzeitig erledigen. Weiterhin hilft es, einen groben Überblick zu haben, was zu tun ist, und zu wissen, warum man es nicht getan hat (Kollege, Arbeitsgerät, Vorleistung, ...)