Dienstag, 23. Februar 2010

Jour Fixe und Foxi

Bisher hatte ich noch bei fast jedem Kunden die Ehre, einmal die Woche am Jour Fixe teilzunehmen. Fixe kommt übriges nicht von fix wie flott, sondern fixe wie fest vereinbart. Mein Hass auf Meetings rührt zu einem nicht unwesentlichen Teil von der übermäßigen Teilnahme an Jours Fixes her.

Der Jour Fixe ist eine Projektmanagement-Institution. Das ganze Projektteam trifft sich regelmäßig zu einem fest vereinbarten Zeitpunkt und bespricht aktuelle Projektthemen miteinander. Dahinter stehen ein paar Überlegungen:

  • Jedes Projekt hat einen regelmäßigen Abstimmungs- und Organisationsbedarf.
  • Es ist effizienter Punkte, die alle Projektmitglieder betreffen, im Plenum zu diskutieren.
  • Der Austausch zwischen allen Mitgliedern des Projekts ist wichtig.
  • Kurzfristig Termine zu vereinbaren, zu denen alle können, ist schwer.

Die Ironie des Jour Fixe besteht darin, dass er genau das Problem verschärft, dem man durch den Jour Fixe begegnen will: die vollen Terminkalender der Mitarbeiter (4). Ein Jour Fixe ist auch nur ein weiterer wöchentlicher Termin. Wenn ein Mitarbeiter an mehreren Projekten mitwirkt bzw. mehreren Abteilungen zugeordnet ist, kann es passieren, dass er an jedem Wochentag Jour Fixe hat.


Jours Fixes werden generell sehr großzügig angesetzt. Man will sicherstellen, dass sich die Mitarbeiter genug Zeit im Terminkalender freihalten. Deswegen unterstellt man mindestens eine Stunde. Eine Stunde mit acht Projektmitarbeitern entspricht einem Manntag, also echten Kosten. Umso länger (und größer) der Jour Fixe, umso teurer wird er. Das wäre an sich nicht so tragisch, wenn man die Stunde nutzt, wenn man sie braucht, und sonst halt früher Schluss macht und im Anschluss in kleiner Runde weiterdiskutiert. Nur: Ein Meeting, das auf eine Stunde angesetzt wird, dauert auch eine Stunde. Das kann an den Teilnehmern liegen (Meeting-Manie, Meeting-Dependenz). Oder einfach an einem psychologischen Zwang aller Beteiligten, die verfügbare Zeit pseudo-produktiv zu nutzen.

Auch die Diskussion von Fragen im Gesamtteam muss kritisch betrachtet werden. Wenn man zehn Leute hat und man im Jour Fixe ein Thema bespricht, das nur drei Leute betrifft, ist das augenscheinlich nicht effizient. Man mag sich zwar zu gute halten, alle zu informieren und darüber aus dem Gesamtteam Feedback zu bekommen. Das kann man aber auch mit einem offenen Gespräch in der Kaffeeküche erreichen.

Was Vorträge im Jour Fixe betrifft, sind die meisten Referenten eher schwach vorbereitet. Ein Vortrag im Jour Fixe ist ja nur einen Status abgeben. Warum da vorbereiten? Wenn der Projektleiter dann fünfzehn Minuten Monolog hält, um den Status darzustellen und die eigenen Gedanken gerade bei Webdesign stecken, versteht man warum.

Eine weitere Ironie des Jour Fixe ist das zwanghafte Get-Together. Wir müssen uns gemeinsam Zeit nehmen. Weil Teambuildung und Kommunikation so wichtig sind. Was auch irgendwie stimmt. Nur soll der Projektleiter dann Kekse und Kaffee verteilen und eine gemeinsame bezahlte Pause machen, wo man über alles spricht, was einem auf der Seele liegt. Und wenn das die Fußballergebnisse vom Wochenende sind, umso besser. Stattdessen will man effizientes Teambuilding, also Teambuilding plus Projektfortschritt. Genau dieser Effizienzgedanke ist es, der heute dazu führt, dass man ohne Jour Fixe zu wenig Zeit für die Kollegen hat. Weil man sich eben nicht die Zeit für einen Kaffee nehmen kann/soll und man häufig tierisch unter Druck steht.

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