Dienstag, 2. März 2010

Fables Day

Meine bisherigen Posts zu Meetings sollten meine Grundhaltung klar gemacht haben: Ich halte die meisten Meetings (mehr als 90%) für Zeitverschwendung. Ein Meeting ist hierbei für mich ein feststehender definierter Termin, an dem mehr als zwei Leute teilnehmen.

Jetzt hatte LazyMBAStudent schon vor ein paar Wochen im Kommentar darauf hingewiesen, welche tollen Tricks es doch gäbe, um Meetings effizienter zu gestalten: Agenda, Moderator, sinnvoller Personenkreis, ... Ein ganzer Post zu dem Thema findet sich bei karrierebibel.de: „Zeitfresser Meetings – 9 ultimative Tipps für bessere Meetings“. Den Link habe ich durch die Webschau des Blicklogs gefunden (Fan!). Ich persönlich bin mit Adjektiven wie ultimativ immer etwas vorsichtig.

Was solche Tipps suggerieren, ist, dass die Probleme mit Meetings rein prozeduraler Natur sind. Indem man aktiv den Prozess steuert, wird aus einem langweiligen Jour Fixe und Foxi ein flippiger Fables Day, um in der Comic-Analogie zu bleiben. Tipp 3 aus der Karrierebibel:
"Berufen Sie kein Meeting ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail hätte geklärt werden können. Wenn nur Fakten verbreitet werden sollen, nutzen Sie die elektronische Kommunikation. Wenn nur Fakten verbreitet werden sollen, nutzen Sie die elektronische Kommunikation. Falls dann noch Fragen auftreten, können Sie immer noch eine Sitzung anberaumen."
Klingt super: Mails statt Meetings. Ob es jetzt sinnvoll ist, "Fakten" per Mail zu versenden, sei mal dahingestellt. Es soll ein paar Mitarbeiter geben, deren Maileingang zuläuft. Und es soll außerdem ein paar Fakten geben, deren Zur-Kenntnisnahme man bestätigt wissen will: "Bankunterlagen müssen vernichtet werden.", "Die Küche sieht aus wie Sau." oder "Die Bürste darf verwendet werden."



Karrierebibel versteht unter einem Meeting einen Raum zum Fragen klären und entscheiden. Das ist eine sehr deutsche Sichtweise. In Frankreich laufen Meetings anders ab. Entscheidungen werden z.B. vor dem Meeting getroffen statt währenddessen.

Meetings sind zwangsläufig soziale Ereignisse. Und das muss man sich in Erinnerung rufen, bevor man prozessoptimierend unterwegs ist. Eine Abteilungssitzung vermittelt allen Teilnehmern das Gefühl, eine Abteilung zu sein. Wenn eine Abteilungssitzung nicht hoch-effizient organisiert wird, sondern man Zeit für Kuchen und Kaffee und die Fußballergebnisse hat, ist das eine gute Investitionen ins Betriebsklima.

Die soziale Komponente hat auch ihre Schattenseiten. Mit meinen drei Typen von Meeting-Störungen wollte ich ein paar Gründe aufzeigen, warum Meetings so sind wie sind. Man kann nicht immer nur die Leute einladen, die man braucht, weil sich andere (Meeting-Dependente) schnell auf die Füße getreten fühlen. Meetings laufen trotz Agenda länger, weil sich Teilnehmer an bestimmten Punkten aufhängen und darüber wirklich reden wollen (Meeting-Maniker). Die kann man in die Schranken weisen, wenn man dazu befugt ist. Aber unter Gleichen wird das sehr schnell schwierig. Und mir (Meeting-Klaustrophob) ist es nicht sonderlich peinlich, zu spät zu einem verhassten Meeting zu sein, egal, ob es auffällt oder nicht.

Ein weitere Komponente, die der Steuerung von Meetings zuwiderläuft, ist die politische. Meetings sind für Teilnehmer auch immer eine Möglichkeit, eigene Ziele zu erreichen. Das können persönliche Ziele sein (gut dastehen), das können aber auch Ziele der eigenen Organisation sein. Schön sind z.B. Meetings, wo der Kunde die Software mies macht. Meine alte Firma hatte ein Großprojekt und der Kunde kam immer wieder mit langen Mängellisten. Das war kein produktives Zusammenarbeiten, es ging nur darum den Preis zu drücken.

Womit wir zum größten Problem der Meeting-Prozessoptimierer kommen: Sie unterstellen, dass man das Heft in der Hand hat. Für die meisten Meetingteilnehmer gilt das aber gar nicht. Sie sind ja nur Teilnehmer und können wenig ändern. Und selbst wenn man etwas ändern kann, muss man sich anschauen, ob die Organisation dafür bereit ist. Wenn der neue Chef auf einmal effizient Emails verschickt, statt die Punkte auf der Abteilungssitzung anzusprechen, kann das nach hinten losgehen.

1 Kommentar:

  1. Ich halte ebenfalls die meisten Meetings für Zeitverschwendung. Zu Beginn eines Projektes kann es ganz sinnvoll sein, wenn man sich einmal persönlich kennenlernt. E-Mails statt Meetings halte ich für eine gute Alternative, solange man seine Anliegen und Fragen in einer Mail bündelt und nicht seine Empfänger mit Spam zu schüttet.

    AntwortenLöschen